Z jakich narzędzi biznesowych korzystać? Które z nich są skuteczne, a które zmarnują tylko Twój czas?

Najtrafniejsza odpowiedź na powyższe pytanie to: wszystkie! Niestety wszystkie. Jeśli chcesz wprowadzić biznes na nowe, szybsze tory, musisz nieustająco testować nowe pomysły i rozwiązania. Każde użyte narzędzie przyniesie pozytywny efekt, o ile rozsądnie je wdrożysz, ale szansa, że będzie to efekt „wow” akurat w Twoim biznesie, jest niestety niewielka.

Dla kogo powstał ten artykuł i czego się z niego dowiecie?

Jeśli jesteś szefem w małej firmie, office menedżerem, początkującym adminem lub po prostu odpowiadasz za IT w firmie, ten artykuł bardzo Ci się przyda i pomoże zaoszczędzić sporo czasu, pieniędzy i nerwów, a ostatecznie usprawni działanie internetu w Twojej firmie.

Współczesny menedżer nie ma lekko

Narzędzia, szkolenia, metody, strategie, aż w głowie się kręci od mnogości rozwiązań, które pozytywnie wpływają na rozwój biznesu. Na dodatek wiele z nich opiera się na technologii, której poziom skomplikowania nierzadko przerasta nawet absolwentów MBA.  Czego zatem potrzebuje nowoczesny menedżer, aby cieszyć się efektami?

Ile kosztuje błąd, czyli nie rób wszystkiego sam

Możesz wdrażać nowe rozwiązania na własną rękę, aby zaoszczędzić środki finansowe. Ale czy na pewno jest to dobry pomysł? Jeśli to dla Ciebie nowość, albo dziedzina odległa od Twoich doświadczeń i zainteresowań, to na pewno popełnisz serię błędów, stracisz czas, nierzadko kupisz narzędzie nieefektywne. Aż w końcu, po miesiącach, a nawet kwartałach prób i błędów dojdziesz do wniosku, że straciłeś mnóstwo czasu, zaangażowania, często pieniędzy, a efekt jest mizerny.

Z pomocą przychodzi outsourcing realizowany przez doświadczonego partnera zatrudniającego ekspertów. Efekty pojawią się od razu, a ich ocenę będziesz mógł konsultować na bieżąco z prawdziwymi znawcami zagadnienia. To nie znaczy, że każda decyzja dotycząca wyboru partnera będzie trafna. Podejmuj ją starannie i ostrożnie, spróbuj dotrzeć do wiarygodnych opinii i oceń jakość komunikacji.

Na początku zleć coś małego i sprawdź, ile czasu potrzebuje Twój potencjalny, nowy partner, aby zrealizować dzieło. Jeśli jakość współpracy Cię nie zadowoli, szukaj dalej. Nie bój się też zmieniać partnerów, jeśli dostawca, po latach świetnej współpracy, od jakiegoś czasu Cię zawodzi. Bo jego problemy, niestety, coraz wyraźniej przekładają się również na Twój biznes.

Składaj biznes z klocków i automatyzuj

Każda nowość w Twojej firmie wniesie swój drobny wkład w rozwój. Jeśli oczekujesz 50 % wzrostu w tym roku, to przygotuj się na conajmniej kilka, a może kilkanaście wdrożeń, które po zsumowaniu przekują się w wyraźniejszy sukces.

Jak więc poradzić sobie z natłokiem obowiązków?

Gdy już poświęciłeś czas na wdrożenie nowego pomysłu, uzyskałeś jakieś 5 % wzrostu, jednak koszt wydaje Ci się zbyt wysoki i proces zajmuje sporo czasu. Rozejrzyj się dokładnie, bo zapewne ktoś zrobił to już przed Tobą i jest spora szansa, że znajdziesz gotowe narzędzia automatyzujące.

Zaletą automatyzacji jest również staranne opomiarowanie, co przeradza się w dodatkowe możliwości udoskonalania procesu, a wsparcie eksperckie dostawcy pozwoli Ci uniknąć kosztownych błędów.

Wyceniaj swoją roboczogodzinę i zapamiętaj tę wartość

Naucz się wyceniać swoją roboczogodzinę i posługuj się tą wartością. Na początek możesz robić to regularnie co kwartał. Przy intensywniejszych projektach i silniejszym rozwoju Twojego biznesu, rób to częściej.

Przykład? Ktoś zleca Ci zadanie, które zajmie Ci 4 godziny, a Ty zastanawiasz się nad kwotą. Wiesz, że rynkowa stawka to np. 100 zł za godzinę, ale 400 zł, które miałbyś zarobić na tej transakcji, to stanowczo za mało dla Ciebie, bo masz inne zajęcia przynoszące większe korzyści.

Tym sposobem ustalasz cenę godziny Twojej pracy, a ta wartość pomoże Ci podejmować odpowiednie decyzje.

Np. napisanie tego artykułu zajęło mi godzinę, a jeśli za 100 zł ktoś napisze go za mnie, przy czym efekt będzie zadowalający, to posługując się zapamiętaną ceną mojej roboczogodziny, łatwo będzie mi podjąć decyzję kto ma to zrobić: ja, czy zdalny copywriter.

Kalkuluj stratę i podejmuj działania naprawcze

Tym razem posłużę się przykładem, który jest nam bardzo bliski. Jeśli masz w firmie internet za 300 zł miesięcznie i sam konserwujesz sieć lokalną, to policz ile faktycznie Cię to kosztuje. Jak to zrobić? To proste:

1. weź liczbę godzin miesięcznie, które sam poświęcasz na próby poprawienia działania sieci (często nieskuteczne) i pomnóż je przez cenę Twojej roboczogodziny;
2. sprawdź ile roboczogodzin marnuje Twój zespół, który kilkadziesiąt razy dziennie czeka, powiedzmy 30 sekund za każdym razem, na dostęp do ważnych danych czy narzędzi.

Jeśli masz zaledwie pięciu pracowników, a niewydajna sieć generuje stratę 30 minut dziennie, to miesięcznie marnujesz całkiem pokaźne 3.150 minut, czyli ponad 50 godzin, a to niemal 1/3 etatu! Przy 25 pracownikach marnujesz już niemal dwa etaty. Dolicz do tego sumę Twoich roboczogodzin, nie zapomnij dodać tych nieszczęsnych 300 zł, za które Twój dostawca nie jest skłonny postarać się bardziej,  i masz dramat.

A to jeszcze nie koniec!

Zwróć uwagę, że nie uwzględniam w wyliczeniach kwot wynikających z awarii internetu, a jedynie z niestabilnej pracy Twojej infrastruktury internetowej. Jak już wiesz ile kosztuje Cię roboczogodzina, to łatwo Ci będzie policzyć ile możesz zyskać podejmując decyzję o zmianach.

Jaki będzie realny koszt niezawodnego internetu na każdym komputerze w biurze?

Zatem do jakich kwot się przymierzyć? Czy opłaca się wydać znacznie więcej na dobry internet w biurze? Sam ocenisz. Ja tylko przedstawię Ci dwa przykłady dla biur zatrudniających odpowiednio 5 i 25 osób pracujących na komputerach.

Pięcioosobowa firma pracuje w biurze zajmującym dwa pokoje, liczba pokoi jest istotna ze względu na rozmiar infrastruktury internetowej, a co za tym idzie, przekłada się na liczbę urządzeń i czas potrzebny do ich konserwacji.

Pod słowem konserwacja kryje się szereg zadań administracyjnych, jak np.: konfiguracja routera, przełącznika, kontrolera WiFi, punktów dostępowych, pomiary pasma radiowego w Twoim biurze, backupy konfiguracji i update’y systemu, przeglądanie logów zdarzeń, regularne audyty, dbanie o porządek w okablowaniu, dyżury na wypadek incydentów, narzędzia monitorujące i diagnozujące sieć lokalną i łącze do internetu, szkolenia, rozwój wiedzy, i szereg mniej istotnych elementów.

Przypomnij sobie o ilu z tych rzeczy nie zdawałeś sobie sprawy i już nigdy nie będziesz chciał wpisać login i password do firmowego routera.

A. Pięcioosobowa firma

Zatem do rzeczy. Przypomnę, że rozmawiamy o biurze dwupokojowym dla 5 pracowników komputerowych.

Kwoty, które za chwilę wskażę, to aktualne i realne wartości wzięte z nowiutkiej oferty Extela, którą dostałem prosto z działu marketingu.

Opłata podstawowa to 990 zł, a w niej zawiera się szybki, profesjonalny internet światłowodowy bez overbookingu o prędkości 300 Mega.

Za 1.490 zł dostaniesz ponad 3 razy szybszy internet, 1000 Mega, a za dodatkowe 390 zł również profesjonalny router i kompletną sieć WiFi i nieograniczone godziny wsparcia administratora sieci. Zastosowany przez Extel sprzęt maksymalizuje wydajność internetu na każdym komputerze w firmie i znacząco zmniejsza ryzyko przerw.

Łącznie inwestujesz 1.880 zł/mc (zaledwie 1/4 etatu), a zyskujesz oszczędność czasu i zwiększasz wydajność zespołu.

B. 25 osób w dużym biurze

Przechodząc do biura zatrudniającego już 25 osób, zakładam, że zajmuje ono 5 pokoi.

Internet 1.000 Mega (1 Gbps) i kompletna sieć WiFi nawet do 10 pomieszczeń oraz nieograniczona liczba godzin wsparcia zespołu administratorów sieci. Taki pakiet w Extel to inwestycja zaledwie 2.440 zł miesięcznie, a za dodatkowe 500 zł możesz zamienić prędkość internetu z 1000 Mega na aż 10 Giga! Klienci, którzy zamówili ten pakiet bardzo go chwalą za oszczędność czasu i wyraźny wzrost wydajności biura.

Wczytując się dalej w ofertę Extel, bez żadnych dodatkowych opłat masz gwarancję zastępczego urządzenia, która dotyczy wszystkich dostarczonych Ci „klocków”. Ale raczej Ci się nie przyda, bo kolega wspomniał, że w całym 2017 roku, u wszystkich partnerów Extela, awarii uległo w sumie…. jedno urządzenie.

Był to punkt dostępowy WiFi. Urządzenie sieciowe uległo awarii o 5 w nocy, a menedżer biura przychodząc na 9 do pracy, jakże się zdziwił, gdy spotkał pod wejściem technika z zapasowym urządzeniem pod pachą. O awarii punktu dostępowego zaalarmował system SMART, a dyżurny administrator, który zajął się sprawą jeszcze w nocy, po kilku zdalnych próbach przywrócenia urządzenia do życia, ostatecznie zlecił wizytę serwisową.

Ciekawym elementem outsourcingu LAN w Extel jest SMART, czyli inteligentny system, który wykrywa symptomy awarii w sieciach LAN (LAN to Twoja sieć w biurze) i podejmuje działania naprawcze wg ponad 30 reguł. I masz go za darmo!

Łącznie inwestujesz 2.940 zł/mc (zaledwie 1/3 etatu), a zyskujesz oszczędność czasu i zwiększasz wydajność zespołu.

Czy SMART i outsourcing LAN wystarczą do zapewnienia 0% awarii?

Statystycznie tak. Wdrażając dobry outsourcing infrastruktury internetowej w Twojej firmie znacząco, podnosisz wydajność biura, ale też minimalizujesz ryzyko przerw spowodowanych awariami.

Wyobraź sobie, że istnieją biura, w których nikt nie używa już pojęcia „kiepski internet”, a router nie był restartowany nawet latami.

Twój Extel

Poradnik IT dla menedżera jest niekomercyjnym programem edukacyjnym kierowanym przede wszystkim do menedżerów i pracowników firm. O nowych artykułach informujemy poprzez newsletter. Napisz do nas